A Tríade do Tempo. - resenha crítica

O conceito de Tríade do Tempo

O conceito de Tríade do Tempo baseia-se na divisão das atividades em três critérios: importante, urgente e circunstancial. A base do novo conceito é a trindade. As três esferas juntas compõem toda a forma como você utiliza seu tempo.

A esfera da importância

A esfera a ser priorizada é aquela que contém as atividades verdadeiramente importantes em sua vida, ou seja, são as tarefas que trazem os resultados mais efetivos.

Nela estão as ações que, feitas hoje, fazem diferença no seu trabalho, na sua comunidade e para as pessoas que vivem com você.

Para ajudar você a identificar esses pontos principais é preciso entender que as atividades da esfera da importância têm algumas características próprias:

• tarefas importantes têm prazo para serem feitas. Do contrário, elas seriam urgentes;
• essas atividades são pessoais, têm importância para você e nem sempre para os outros;
• proporcionam prazer ao serem executadas;
• trazem algum tipo de resultado positivo a curto, médio ou longo prazo;
• em geral, são espontâneas.

Imagine o resultado de viver com atividades importantes em todas as áreas da sua vida. Experimente e sinta o resultado!

A esfera da urgência

Urgente é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se não for executada. Uma tarefa urgente não tem prazo, ela tem de ser feita já!

O maior problema da urgência é que ela está tão enraizada no nosso padrão de vida que já se tornou algo normal, e não uma exceção, como deveria ser. No Brasil, é comum o hábito de deixar tudo para a última hora. É algo cultural.

Quando se lembram da tarefa importante que mais uma vez adiaram, se sentem frustradas e estressadas.

A esfera das circunstâncias

De todas as esferas da tríade, a que exige maior preocupação e atenção é a das circunstâncias. A definição para circunstância é qualquer tipo de atividade na qual você é levado a agir em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa:

• podem ser importantes ou urgentes para outras pessoas, mas nunca para você;
• são coisas que você faz em excesso e o levam a perder tempo desnecessariamente;
• estão contra sua plena vontade;
• você aceita por educação, por condições ou por medo de dizer não;
• não geram resultados;
• geram sensação de insatisfação, angústia, saturamento e decepção.

A tríade ideal

Na prática, a melhor tríade é aquela que traz felicidade para você. No modelo ideal, a esfera da importância tem maior percentagem. Para atingir esse objetivo é preciso diminuir a sua esfera da urgência e a da circunstância. Confira algumas dicas para lidar com urgências:

• planeje: o que você planeja hoje evita a urgência de amanhã;
• faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes e, individualmente ou com sua equipe, aja para reduzir os riscos;
• quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que ela apareça de novo nessa esfera;
• se possível, tente delegar a urgência a alguém que possa ajudá-lo;
• aja imediatamente diante da urgência, não deixe que ela se transforme em uma catástrofe;
• não entre em pânico. Resolva sua urgência e reveja suas prioridades do dia para não ficar sobrecarregado;

Para diminuir a esfera das circunstâncias:

• em primeiro lugar, lembre-se de que “não” foi a palavra mais ouvida na sua infância, logo, ela é familiar;
• seja sincero. De nada adianta dizer sim e não conseguir fazer a tarefa ou se prejudicar apenas para conseguir a aprovação das pessoas
• não aceite chantagens como: “me ajude, por favor, só desta vez”, “só você pode me ajudar”, “não me desaponte”;
• seja simpático, sem agressividade ou mentiras. Seja firme nas suas posições;
• não tenha medo e nunca volte atrás, pois isso pode dar margens a outras situações similares.

Afinal de contas, como administrar o tempo?

A parte mais difícil para qualquer metodologia que se proponha a encarar esse problema é transformar teoria em prática. Ou seja, fazer do tempo um recurso realmente administrável, capaz de proporcionar mais felicidade, saúde, lazer e dinheiro.

Para isso, é importante estar familiarizado com alguns conceitos básicos que serão utilizados de forma implícita ou explícita durante todas as fases.

Descarregar

O princípio de descarregar consiste em tirar da cabeça qualquer tipo de “coisa a fazer” e colocar em alguma ferramenta de produtividade de sua escolha (agenda, caderno, Neotriad, Outlook, etc.).

Inclua apenas atividades que devem ser realizadas nas próximas 24 horas. Isso evitará que você se frustre com uma lista muito extensa e o situará em relação às coisas realmente prioritárias a serem executadas.

Planejar

Planejar é um hábito saudável e deve ser cultivado. Você perceberá que quanto mais tempo dedicar ao planejamento, mais ganhará no seu dia a dia. Na pior das hipóteses, ele evita surpresas e prevê urgências – torna, enfim, sua vida menos estressante.

Antecipar

Antecipe tudo o que você acha que possa dar problemas e conte sempre com os imprevistos. Eles podem acontecer.

Priorizar

Priorizar significa ordenar a execução das suas tarefas e compromissos. Lembre-se que não adianta ficar preocupado se você não conseguir executar a prioridade em razão do ambiente ou da situação. Apenas priorize outra coisa possível de ser executada naquela situação.

Equilibrar

Equilibrar significa fatiar o tempo para que possamos aproveitar a vida em sua totalidade e não apenas transformá-la em uma situação mecânica, dedicada a uma função específica.

Quando planejar e priorizar suas tarefas, lembre-se sempre de perguntar se elas estão de acordo com o que equilibra você. Portanto, não se arrependa do passado. Não prometa fazer no futuro. Faça o presente valer a pena.

A metodologia da tríade

A metodologia da tríade contém cinco fases distintas, que devem ser postas em prática de forma sequencial e cíclica. Cada uma delas busca atender às principais necessidades dos trabalhadores do conhecimento em matéria de produtividade pessoal e contém uma série de etapas e de técnicas de aplicação prática.

Essa dinâmica ajuda no processo de revisão de suas prioridades e da necessidade natural de alteração de sua rota toda vez que houver mudança em seus objetivos ou em qualquer outro fator relevante envolvido em suas rotinas.

Identidade

A fase inicial é chamada de identidade. É a fase da reflexão, que nos leva a olhar para dentro de nós mesmos e a nos perguntar: Quem sou eu? O que eu quero para minha vida? Qual é o meu verdadeiro propósito? Quais são meus sonhos?

Metas

Após sua autoanálise, tendo identificado seu propósito de vida, sabendo a melhor forma de se manter equilibrado e se certificando de seus papéis e dos sonhos que deseja realizar, está na hora de transformar tudo isso em realidade.

Planejamento

A meta indica o ponto que você pretende alcançar. Os caminhos que o conduzirão até lá, no entanto, são definidos pelo planejamento. Essa etapa da metodologia é uma resposta à pergunta: Como vou fazer isso?

Organização

A organização é indispensável para a arrumação de seu ambiente e para a ordenação lógica de seus arquivos. Além disso, essa fase apresenta estratégias para armazenamento e compartilhamento de informações e conhecimento.

Execução

A fase de execução é a convergência de todas as demais. Nela, sua identidade é exposta ao mundo, suas metas começam a ser cumpridas, seu planejamento é colocado em prática e a organização auxilia na produtividade.

Agora é a hora de agir

A partir de agora, será detalhado um programa de implantação de três semanas que o nosso autor utiliza com executivos, empreendedores e equipes para tornar a adoção da metodologia gradativa e facilitada.

A sugestão é não pular etapas, faça de acordo com o cronograma sugerido. Você vai precisar anotar as atividades a serem feitas em uma ferramenta de sua preferência, pode ser agenda, caderno, Outlook, Neotriad, entre outros.

Primeira semana

É fundamental descobrir o que é realmente importante em sua vida. Para isso, você deve:

• descobrir o que gosta de fazer: anote durante uma semana em um caderno ou envie um e-mail a si mesmo com tudo aquilo que gostou muito de fazer, que trouxe equilíbrio, satisfação e resultados;
• elaborar a lista de papéis que pretende desempenhar. Enumere apenas aqueles aos quais deseja se dedicar e lembre-se de que os papéis são temporais, eles podem ir e vir conforme as suas escolhas e não conforme as circunstâncias;
• identificar o que traz prazer e dá sentido ao seu tempo.

Agora, faça um brainstorming de que atividades você gosta de fazer em cada área. Assim que a lista estiver pronta, selecione uma atividade e circule-a, dê preferência às atividades que possam ser realizadas com seus relacionamentos mais importantes.

Guarde essa folha e use-a como direcionamento de atividades.

Segunda semana

Para fazer seu planejamento:

• resolva suas urgências e pendências: liste todas as atividades pendentes. Verifique suas reuniões, seus e-mails, suas tarefas inacabadas e coloque tudo em uma grande lista. Ao lado de cada atividade coloque a duração prevista e a que esfera da tríade essa atividade corresponde;
• planeje sua próxima semana: a melhor estratégia nas primeiras três semanas é não ultrapassar três ou quatro horas de atividades planejadas. Comece aos poucos e vá aumentando a quantidade de horas até que esse processo esteja funcionando bem para você.

Terceira semana

• Ao longo da terceira semana é fundamental já ser capaz de executar uma vida mais organizada:
• priorize seus dias: quando souber tudo o que deve ser feito, priorize as tarefas seguindo a estratégia 1º rápido e fácil, 2º urgente, 3º tarefas de maior complexidade no seu pico de produtividade; 4º delegar de manhã;
• faça sua taxonomia: prepare uma lista de material para organizar seus ambientes, tais como pastas, sacos plásticos, etiquetas, etc. Veja um dia da semana em que estiver mais tranquilo e anote a tarefa de aplicar a taxonomia;
• organize seus e-mails: garanta que sua caixa de entrada permaneça apenas com e-mails que estão sendo executados por você e com itens delegados a terceiros, o que não deve ultrapassar 25 mensagens.

Notas Finais

Temos certeza que, durante a leitura, você aprendeu mais com você mesmo e com reflexões a respeito de sua própria vida do que com as explicações oferecidas. Por essa razão, o que aconteceu aqui foi um intercâmbio de experiências, não um conjunto de lições.

Para que a tríade do tempo floresça e dê frutos em sua vida pessoal e profissional, não se esqueça de conjugar, sempre, os três verbos implícitos nesse microbook: Praticar, Adaptar e Compartilhar.

Para que eles não fiquem apenas na teoria, inclua em sua agenda três atividades, com datas especificadas, a partir do dia de hoje:

1. iniciar a utilização da metodologia da tríade e praticá-la durante as cinco semanas seguintes;
2. aplicar a metodologia e adaptá-la naquilo que se fizer necessário para aumentar o seu conforto;
3. indicar este microbook a alguma pessoa que tenha um papel importante na sua vida.

 Dica do 12min

Se você estiver realmente comprometido em melhorar a administração do seu tempo e, com isso, se tornar uma pessoa mais produtiva e realizada, não perca a oportunidade de conhecer o software desenvolvido por Christian Barbosa, o Neotriad!